SEITE 9 Bei Abstimmungen hat jeder Beteiligte eine Stimme. Die Abstimmungen werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme der Institutsleitung. (7) Die Stadt Trier lädt die Beteiligten darüber hinaus einmal jährlich nach Vorlage des Jahresberichts zu einem Auswertungsgespräch über das vergangene Jahr ein. Das Gespräch dient insbesondere der Erörterung aktueller und zukünftiger Entwicklungen sowie der Qualitätssicherung. Die Ergebnisse des Gesprächs werden durch die Stadt Trier protokolliert und den Beteiligten zur Verfügung gestellt. § 4 Besetzung, Ausstattung (1) Die Stadt Trier und der Eifelkreis Bitburg-Prüm beschäftigen das für das KSI Trier erforderliche Personal. Dies sind aktuell bei der Stadt Trier die Studienleitung sowie die Sachbearbeitung Geschäftsstelle welche im Hauptinstitut Trier eingesetzt sind. Die Studienleitung und die Sachbearbeitung Geschäftsstelle sind mit den in Anlage 1 ausgewiesenen Stellenanteilen ausschließlich mit Aufgaben des KSI Trier betraut. Beim Eifelkreis Bitburg-Prüm ist eine Stelle Sachbearbeitung anteilig für die Aufgaben der Institutsabteilung Bitburg zuständig. Die jeweiligen Stellenanteile können der Anlage 1 entnommen werden. (2) Die Stellenanteile, die für die Durchführung der Aufgaben des KSI Trier erforderlich sind, werden jeweils im Stellenplan der Stadt Trier und des Eifelkreises Bitburg-Prüm geführt. (3) Der zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Zweckvereinbarung vorhandene Personalschlüssel (siehe Anlage 1) dient als Basis und wird kontinuierlich entsprechend des Bedarfs fortgeschrieben. Die Fortschreibung stellt ein Geschäft der laufenden Verwaltung dar und bedarf keiner gesonderten Vertragsänderung. Die Fortschreibung ist gemäß § 3 Absatz 6 der Zweckvereinbarung mit den Beteiligten mehrheitlich abzustimmen und anschließend schriftlich zu dokumentieren. (4) Aus der organisatorischen Zuordnung des Hauptinstituts Trier zur Stadt Trier liegt auch die Fach- und Dienstaufsicht für die Studienleitung und die Sachbearbeitung Geschäftsstelle bei der Stadt Trier. Die Stadt Trier ist Dienstherr der Mitarbeitenden, Dienstvorgesetzte / Dienstvorgesetzter ist die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister. Für die Institutsabteilung Bitburg liegt die Fach- und Dienstaufsicht beim Eifelkreis Bitburg-Prüm, die Landrätin / der Landrat ist Dienstherr und Dienstvorgesetzte / Dienstvorgesetzter. Die Beteiligten begrüßen eine enge Abstimmung zwischen dem Hauptinstitut Trier sowie der Institutsabteilung Bitburg sowie ein einheitliches Auftreten nach außen. (5) Die Stadt Trier stellt die technischen und räumlichen Ressourcen des Hauptinstitutes sicher. Hierzu gehören neben den erforderlichen Unterrichts- und Aufenthaltsräumen auch Büro- und Besprechungsräume für die Studienleitung sowie die Sachbearbeitung Geschäftsstelle (vgl. Anlage 2). (6) Der Eifelkreis Bitburg-Prüm stellt die technischen und räumlichen Ressourcen der Institutsabteilung Bitburg sicher (vgl. Anlage 2). (7) Im Falle eines abweichenden Bedarfs (z.B. Änderung der Anzahl der Teilnehmenden oder der Mitarbeitenden, geänderter Raumbedarf), kann die Studienleitung sowie die Institutsabteilung Bitburg eigenständig über Änderungen entscheiden. § 5 Prüfungsausschuss / Prüfungsordnung (1) Aufgrund der Überführung des KSI Trier in die neue Rechtsform wird mit Wirkung vom 01. Januar 2024 durch den Prüfungsausschuss des KSI Trier eine neue Prüfungsordnung erlassen. Die bisher durch Gesellschaftervertrag geltende Prüfungsordnung vom 29. März 2018 tritt zeitgleich außer Kraft. (2) Änderungen der Prüfungsordnung können durch Beschluss des Prüfungsausschusses erfolgen. Der Prüfungsordnung des KSI Trier liegt die Rahmenprüfungsordnung für Beschäftigte im öffentlichen Dienst der Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen Studieninstitute Rheinland-Pfalz zugrunde. § 6 Finanzierung (1) Sämtliche Aufwendungen im Sinne des § 1, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 3 dieser Zweckvereinbarung entstehen, sind zunächst der Stadt Trier zuzurechnen. Gleiches gilt für etwaige Erträge. (2) Die Finanzierung der unter Absatz 1 genannten Aufwendungen abzüglich etwaiger Erträge erfolgt durch die Beteiligten sowie die Selbstzahlerinnen / Selbstzahler gemäß § 3 Absatz 4 in Form von Schulbeiträgen. (3) Die Schulbeiträge an das KSI Trier sind steuerbefreit nach § 4 Nr. 21 a) bb) Umsatzsteuergesetz. Sollte die Steuerbefreiung entfallen, sind die Schulbeiträge zuzüglich der gesetzlich anfallenden Umsatzsteuer zu entrichten. § 7 Abrechnungsmodus (1) Die Abrechnung gegenüber den Beteiligten erfolgt auf Grundlage des jeweilig festgestellten Jahresabschlusses der Stadt Trier und den dort für das Kommunale Studieninstitut Trier aufgeführten Aufwendungen abzüglich etwaiger Erträge. (2) Das Geschäftsjahr entspricht dem Haushaltsjahr. (3) Der Abrechnungsschlüssel zwischen der Stadt Trier und den weiteren Beteiligten bzw. den Selbstzahlerinnen / Selbstzahlern erfolgt unter Zugrundelegung des Prozentsatzes, der sich aus dem Verhältnis der teilgenommenen Monate je Teilnehmerin / Teilnehmer für das maßgebliche Kalenderjahr ergibt. (4) Die Schlussrechnung ist durch das Kommunale Studieninstitut Trier bis zum 31. Januar des auf den festgestellten Jahresabschluss folgenden Kalenderjahres durchzuführen. Der sich hieraus ergebende Überschuss oder das sich hieraus ergebende Defizit ist mit den Beteiligten bzw. Selbstzahlerinnen / Selbstzahlern nach Maßgabe des § 7 Absatz 3 abzurechnen. (5) Die Stadt Trier gestattet den Beteiligten die Nachprüfung aller Aufwendungen und etwaiger Erträge, die die Grundlage für die Berechnung der Schulbeiträge waren. Die Nachprüfung kann vor Ort im Hauptinstitut Trier unter Einsichtnahme aller relevanten Unterlagen erfolgen. Die Beteiligten verzichten auf Zweitausfertigungen der Kassenanordnungen. § 8 Abschlagszahlung (1) Im laufenden Haushaltsjahr sind von den Beteiligten und Selbstzahlerinnen / Selbstzahlern vorschüssige Schulbeiträge zu entrichten. Diese bemessen sich nach den zu erwartenden Aufwendungen abzüglich etwaiger Erträge gemäß den Haushaltsansätzen (100 %) des jeweiligen Geschäftsjahres. (2) Der Abrechnungsschlüssel bestimmt sich nach § 7 Absatz 3. Es ist jeweils der zum 01. Januar geltende Abrechnungsschlüssel des Geschäftsjahres maßgeblich. (3) Die Abschlagszahlungen sind monatlich jeweils zum 05. Kalendertag des Kalendermonats zu entrichten.
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